Warum überhaupt Archive?
- Es gibt wichtige Dokumente mit historischer Bedeutung,
die muss man auf möglichst ewige Zeiten verwahren und man darf sie auch nicht zu früh der Öffentlichkeit preis geben (Schutzfrist).
- Und es gibt Belege, die für das Steueramt und den Staat im Allgemeinen von Bedeutung sind. Die Aufbewahruingsfristen für diese Dokumente sind vom Gesetz bestimmt.
- Und dann gibt es Belege,
die für gar Niemanden in der Zukunft von Bedeutung sind, und die kann man getrost dem runden Ordner (Papierkorb) anvertrauen.
Das Archiv ist so zu bearbeiten, dass sich auch Personen mit wenig Archivwissen darin zurechtfinden.
Die Akten sind zu ordnen, bewerten und beschreiben und evtl. auf digitale Medien zu erfassen.
Sie werden sich jetzt mit Recht fragen: Warum müssen die Belege so ordentlich abgelegt werden, wenn alle im Computer gefunden werden? Wir brauchen die Originalbelege dann ja nicht mehr.
Rein theoretisch ist das richtig. Aber was machen Sie, wenn das Steueramt Originalbelege anfordert? Und bei Rechtshändel sind die Daten in Ihren Computern nicht gültig. Was dann?
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Was sind:
Archivare?
Der Archivar bewertet, sichert und erschließt vor allem Schriftgut, das in der Regel von öffentlichen und privaten Verwaltungen an das
Archiv abgegeben wird.
Er erstellt Findmittel und berät Archivbenutzer, sorgt für die Auswahl, Übernahme und die Erhaltung der Archivalien. Die meisten Archivare der
größeren Archive müssen eine archivfachliche Ausbildung absolviert haben
Dokumente?
Ein Archivale (der Plural ist bekannter: Archivalien) ist eine in einem Archiv aufbewahrte Unterlage.
Archivalien sind Unikate , d.
h.in der Alltagssprache sie sind als Originale
bekannt (im Gegensatz zu gedruckten Quellen wie Büchern).
Neben den bekanntesten Archivaliengattungen in Schriftform (Urkunden, Akten,
Amtsbücher usw.)
gibt es auch audiovisuelle Quellen (Fotos, Karten, Pläne usw.)
und seit kurzem digitale Unterlagen. | 
